💵 Nghiệp vụ Kế toán & Giải ngân
Phân hệ chuyên biệt cung cấp các công cụ cho Phòng Kế toán kiểm soát chi phí dự án chặt chẽ, luân chuyển chứng từ tạm ứng, thu hồi tạm ứng và thanh toán giải ngân vốn qua Kho bạc Nhà nước.
1. Lập Kế hoạch vốn hàng năm
Kế toán dự án phối hợp với các phòng ban chuyên môn để thu thập thông tin hoạt động, đầu tư để lập kế hoạch nguồn vốn sử dụng theo năm tài chính:
- Xác định nhu cầu vốn cụ thể theo từng nguồn: Ngân sách Trung ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện và các Nguồn vốn hợp pháp khác.
- Lập bảng phân bổ vốn chi tiết cho từng dự án, hạng mục công việc.
- Theo dõi và cập nhật điều chỉnh kế hoạch vốn khi có nghị quyết điều chỉnh vốn của cấp có thẩm quyền.
2. Quy trình Kiểm soát chi phí Dự án
Kế toán thực hiện kiểm tra kiểm soát 3 mức (3-Way Match) trước khi chấp thuận thanh toán bất kỳ chứng từ nào:
Mức 1: Kiểm tra Dự toán
Đảm bảo giá trị thanh toán nằm trong hạn mức dự toán thiết kế đã được phê duyệt. Không chấp nhận thanh toán vượt dự toán hạng mục trừ khi có phụ lục điều chỉnh.
Mức 2: Kiểm tra Hợp đồng
Đối chiếu đơn giá thanh toán với đơn giá đã ký trong hợp đồng. Kiểm tra điều khoản tạm ứng, tỷ lệ khấu trừ bảo hành, bảo lãnh hợp đồng còn hiệu lực.
Mức 3: Kiểm tra Thực tế
Xác minh tính hợp pháp của biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành rủi ro (Phụ lục 03a) đã được giám sát kỹ thuật ký duyệt online trên hệ thống.
3. Nghiệp vụ Thanh toán khối lượng hoàn thành
Quy trình hạch toán và phê duyệt đề nghị thanh toán của nhà thầu:
| Bước | Thao tác của Kế toán | Chứng từ đi kèm (Bắt buộc) |
|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận | Tiếp nhận đề xuất thanh toán trên Pipeline từ phía Nhà thầu. | Đề nghị thanh toán của nhà thầu. |
| 2. Kiểm tra | Kiểm tra số liệu lũy kế đã thanh toán, số dư vốn còn lại của gói thầu, tính hợp lệ của hóa đơn tài chính. | Hóa đơn VAT điện tử, Phụ lục 03a. |
| 3. Lập phiếu | Lập chứng từ thanh toán hệ thống, thực hiện các khoản khấu trừ giữ lại (tạm ứng, bảo hành). | Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (Mẫu Kho Bạc). |
| 4. Trình duyệt | Trình Kế toán trưởng và Giám đốc Ban QLDA phê duyệt chữ ký số để chuyển Kho bạc. | Chứng từ chữ ký số được duyệt. |
| 5. Hạch toán | Ghi nhận bút toán giải ngân vào sổ sách kế toán sau khi nhận được thông báo giải ngân của Kho bạc. | Giấy báo Nợ / Ủy nhiệm chi từ Kho bạc. |
4. Quản lý Tạm ứng và Thu hồi tạm ứng
4.1. Nghiệp vụ Tạm ứng
Thực hiện giải ngân tiền tạm ứng ban đầu cho nhà thầu để triển khai mua vật tư, thiết bị theo điều khoản hợp đồng:
- Hạn mức tạm ứng tối đa được kiểm soát tự động theo quy định (thường từ 10% - 30% giá trị hợp đồng).
- Yêu cầu bắt buộc phải có Bảo lãnh tạm ứng từ Ngân hàng thương mại được tải lên hệ thống trước khi giải ngân.
4.2. Khấu trừ Thu hồi tạm ứng
Thực hiện thu hồi vốn tạm ứng dần qua từng đợt thanh toán khối lượng hoàn thành:
- Tỷ lệ thu hồi được tính toán tự động dựa trên công thức hoặc cấu hình cố định trong hợp đồng (ví dụ: thu hồi 20% giá trị mỗi đợt thanh toán).
- Tự động khóa thanh toán nếu lũy kế thanh toán đạt 80% giá trị hợp đồng nhưng chưa thu hồi hết 100% tạm ứng.
5. Báo cáo tài chính & Phối hợp Kiểm toán
Hệ thống tự động kết xuất dữ liệu để hỗ trợ Kế toán lập các biểu mẫu báo cáo định kỳ:
- Báo cáo tình hình thực hiện và giải ngân kế hoạch vốn đầu tư công hàng tháng/quý/năm gửi Sở Tài chính và Bộ Kế hoạch & Đầu tư.
- Kết xuất Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành khi công trình đưa vào sử dụng.
- Hỗ trợ xuất dữ liệu, sổ cái giải ngân, tập chứng từ thanh toán nhanh phục vụ thanh tra, kiểm toán nhà nước.