📁 Danh mục Hồ sơ & Tài liệu pháp lý

Bảng phân loại chi tiết 20 nhóm tài liệu pháp lý và hồ sơ hoàn công bắt buộc phải số hóa và lưu trữ đồng bộ trên hệ thống Đầu tư công qua từng giai đoạn dự án.

1. Danh mục 20 Nhóm Hồ sơ dự án

Hệ thống tự động phân loại tài liệu được tải lên theo danh mục chuẩn để thuận tiện cho công tác hậu kiểm, thanh tra và quyết toán:

Mã nhóm	Tên Nhóm Hồ sơ / Văn bản	Chi tiết các loại văn bản bắt buộc (Số hóa PDF/Word/Excel)
I	Văn bản chung của dự án	Tờ trình đầu tư, QĐ phê duyệt dự toán chuẩn bị ĐT, QĐ phê duyệt dự án đầu tư, QĐ phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT), QĐ phê duyệt HSMT, QĐ điều chỉnh tổng mức đầu tư (nếu có).
II	Chi phí rà phá bom mìn	Dự toán đề cương nhiệm vụ rà phá bom mìn, QĐ phê duyệt, Hợp đồng thi công, Báo cáo kết quả kèm bản vẽ, Biên bản nghiệm thu và Hồ sơ thanh toán.
III	Lập dự án đầu tư	Dự toán đề cương lập dự án, QĐ phê duyệt, Hợp đồng tư vấn lập dự án, Hồ sơ thiết kế cơ sở (TKCS), Biên bản nghiệm thu và Hồ sơ thanh toán.
IV	Khảo sát xây dựng (GĐ TKCS)	Nhiệm vụ khảo sát địa chất, QĐ phê duyệt nhiệm vụ và dự toán khảo sát, Hợp đồng tư vấn, Biên bản nghiệm thu và Báo cáo kết quả khảo sát.
V	Khảo sát xây dựng (GĐ TKBVTC)	Nhiệm vụ khảo sát, QĐ phê duyệt nhiệm vụ và dự toán, Hợp đồng tư vấn khảo sát địa chất giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công, Báo cáo kết quả khảo sát.
VI	Thiết kế bản vẽ thi công (TKBVTC)	Hợp đồng tư vấn thiết kế, Hồ sơ bản vẽ thiết kế thi công và dự toán công trình, Thuyết minh tổng hợp, Biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế.
VII	Thẩm tra thiết kế & dự toán	Hợp đồng tư vấn thẩm tra, Báo cáo kết quả thẩm tra thiết kế và dự toán công trình, Biên bản nghiệm thu hồ sơ thẩm tra.
VIII	Tư vấn Quản lý dự án (Thuê ngoài)	Hợp đồng tư vấn QLDA, QĐ bổ nhiệm thành viên Tổ tư vấn QLDA, Báo cáo chất lượng thi công định kỳ của đơn vị tư vấn quản lý dự án.
IX	Quản lý dự án (PMU tự thực hiện)	Quyết định thành lập Ban QLDA/Tổ tư vấn, Dự toán chi phí quản lý dự án được duyệt, Tập phiếu chi lương, phụ cấp quản lý dự án.
X	Lập HSMT & Đánh giá HSDT	Hợp đồng tư vấn lập HSMT/đánh giá HSDT, QĐ thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu, Hồ sơ mời thầu gốc, Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu.
XI	Thẩm định HSMT & KQLCNT	Hợp đồng tư vấn thẩm định, QĐ thành lập tổ thẩm định, Báo cáo thẩm định hồ sơ mời thầu, Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
XII	Thẩm định giá thiết bị	Hợp đồng tư vấn thẩm định giá, Chứng thư thẩm định giá của đơn vị có chức năng hoạt động hợp pháp.
XIII	Giám sát thi công xây dựng	Hợp đồng tư vấn giám sát, Quyết định giao nhiệm vụ/đại diện giám sát, Báo cáo giám sát định kỳ tháng/quý, Sổ nhật ký giám sát công trường.
XIV	Thí nghiệm nén tĩnh cọc	Quyết định phê duyệt đề cương và dự toán thí nghiệm cọc, Hợp đồng gói thầu thí nghiệm, Báo cáo kết quả thí nghiệm nén tĩnh cọc thực tế.
XV	Xây lắp các hạng mục công trình	Quyết định phê duyệt KQLCNT, Hợp đồng thi công xây dựng, Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, QĐ thành lập Ban chỉ huy công trường, Bảo lãnh tạm ứng, Biên bản bàn giao mặt bằng và mốc định vị, Phụ lục hợp đồng, Nhật ký thi công của nhà thầu, Biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, Bản vẽ hoàn công và Thư bảo lãnh bảo hành.
XVI	Kiểm định chất lượng công trình	Quyết định phê duyệt dự toán kiểm tra chất lượng, Hợp đồng tư vấn kiểm định, Báo cáo kết quả kiểm tra chứng nhận sự phù hợp chất lượng.
XVII	Phòng chống mối công trình	Quyết định phê duyệt dự toán, Hợp đồng thi công phòng mối, Biên bản nghiệm thu hoàn thành và Hồ sơ quản lý chất lượng diệt mối.
XVIII	Thiết bị công trình	Dự toán giá thiết bị, Chứng thư thẩm định giá, Hồ sơ mời thầu, QĐ phê duyệt kết quả trúng thầu, Hợp đồng lắp đặt thiết bị, Chứng chỉ CO/CQ của thiết bị, Biên bản nghiệm thu lắp đặt chạy thử.
XIX	Bảo hiểm công trình	Hợp đồng bảo hiểm công trình xây dựng, biên lai nộp phí bảo hiểm xây dựng bắt buộc.
XX	Kiểm toán vốn đầu tư	Hợp đồng thuê kiểm toán độc lập, Báo cáo kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành, Giấy rút vốn đầu tư đã được duyệt qua Kho bạc.

2. Yêu cầu Tiêu chuẩn số hóa tài liệu

Quy chuẩn tài liệu trên Hệ thống

Định dạng file: Tất cả tài liệu pháp lý bắt buộc phải scan dưới định dạng PDF rõ nét (đầy đủ chữ ký, dấu đỏ). Các bảng tính toán khối lượng/dự toán đi kèm nên đính kèm file Excel phụ trợ để cán bộ dễ đối chiếu.
Dung lượng tối đa: Giới hạn tối đa 50MB cho mỗi tệp tin đính kèm. Đối với hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công lớn, cần chia nhỏ theo từng hạng mục để tải lên.
Bảo mật: Tài liệu số hóa được phân quyền xem chặt chẽ. Đơn vị nhà thầu chỉ có thể xem tài liệu liên quan đến gói thầu của mình, không thể truy cập tài liệu chung hay tài liệu gói thầu khác.